Неважно, хотите ли вы провести юбилей с 50 гостями, или конференцию с 500, у вас будет одна главная цель: организовать всё таким образом, чтобы гости были довольны. В целом, ключ к успеху мероприятия – в том, чтобы общая картина происходящего была целостной, а для этого все детали торжества должны подходить друг к другу. Но добиться этого непросто, нужно знать множество нюансов: соответствия тематики встречи и помещения, где она будет проходить, предпочтения гостей относительно меню, украшение зала и многое другое. Правильный кейтеринг будет важнейшим условием успеха планируемого мероприятия.
Если вы когда-нибудь организовывали подобные мероприятия, то у вас будет опыт работы с кейтеринговыми фирмами. Вообще, идея кейтеринга многим кажется простой – приготовление еды и сервировка столов, однако на самом деле кейтеринг – очень широкое понятие. На любом этапе, будь то приобретение продуктов или обслуживание праздника, он включает в себя планирование, командную работу и творчество.
Первой задачей специалистов кейтеринговой компании, будет понять общую цель вашего мероприятия, и продумать, как можно её достичь. Поэтому вы должны будете предоставить массу информации о планируемом проекте:
- место, дата и время проведения;
• профессиональную или социальную тему мероприятия;
• тип обстановки (формальная или неформальная);
• примерный бюджет праздника;
• количество приглашённых;
• предпочтения по меню.
После того, как вы предоставили нужную информацию, кейтеринговая фирма составит подробный план, в котором будет расписано меню, количество персонала и необходимое оборудование для подготовки и проведения мероприятия.
Данный план согласовывается с вами, и после этого происходит обсуждение расстановки и декорирования столов, дизайна помещения. В распоряжении сотрудников компании имеются компьютерные программы для простого и наглядного планирования банкетного зала, которые помогают оптимально расставить столы и рассадить гостей.
Далее составляется расписание мероприятия, где содержатся сведения о месте, времени и действиях. В зависимости от масштаба проекта, расписание может быть многостраничным, с указанием обязанностей каждого лица, начиная от подготовки зала и заканчивая погрузкой оборудования. На серьёзных мероприятиях кейтеринговая компания может задействовать более 100 человек персонала, поэтому тщательно составленный план призван облегчить управление ими и не допустить непредвиденных ситуаций.
Сотрудники кейтеринговой фирмы обязательно должны ознакомиться в вашим собственным планом торжества для того, чтобы определить оптимально время подачи и смены блюд, до того, как вы утвердите план. Весьма важным является расчёт времени, которое кейтеринговая компания потратит на подготовку мероприятия. Например, ели торжество происходит на природе, где рядом нет пригодного для работы сотрудников помещения, подготовка может длиться 1 – 2 дня. Всё будет зависеть от числа тентов, сложности украшения и сервировки столов. Демонтаж оборудования после праздника требует значительно меньше времени, пару часов.
С приходом ключевого дня, кейтеринговая компания загружает в транспорт приготовленные блюда, продукты, нужное оборудование и выдвигается на место проведения мероприятия. Количество того оборудования, которое вы заказываете (столовые приборы, скатерти, серебряная посуда и др.) нужно проверять до выезда. В списке оборудования всё должно быть продумано до мелочей, вплоть до мешков для мусора. После разгрузки, специалисты расставляют и сервируют столы, оформляют антураж помещения. Если праздник проходит за городом, то работа начинается с установки оборудования и организации работы полевой кухни. Разные по характеру и масштабу мероприятия подразумевают разный сервис. Например, при организации буфета для 150 человек оптимально 7 буфетчиков и 5 официантов, а при организации банкета – 1 официант для 6 гостей.
Независимо от количества участников, очень важно уделить внимание даже самым мелким деталям, как подбор компонентов, эффекты при подаче блюд, творческий подход при оформлении еды – всё это компоненты успеха. После окончания мероприятия, оно надолго должно остаться в памяти гостей, но для этого нужно постоянно экспериментировать и искать новые возможности.